La logistique vue par Busybees, Tutos

Que serait une organisation logistique sans une organisation informatique ?Guide d’utilisation stratégique du WMS Busybees

Posted by Yann Tanguy

Toute activité repose sur plusieurs éléments et sujets, et chacun des maillons de cette chaîne doit pouvoir fonctionner de manière cohérente avec le reste de l’écosystème. Les outils, et encore plus les process, informatiques font désormais systématiquement partie de toute chaîne, et il en va de même pour la chaîne logistique. Busybees a développé un wms, un logiciel qui permet de gérer les stocks produits et de communiquer les commandes à préparer ainsi que tous les détails permettant de réaliser l’expédition de la commande. Nous avons développé cet outil avec l’idée qu’il devait être le plus simple à utiliser possible, et qu’il devait pouvoir être utilisé par tous types d’acteurs, du microentrepreneur au e-commerçant.

Dans cet article, nous allons présenter les différentes manières d’utiliser ce logiciel en fonction des besoins des Busy et des Bees/Superbees, et il évoluera à mesure que nous apporterons de nouvelles fonctionnalités pour élargir encore le champ des possibles !

Les grandes lignes :

Il convient tout d’abord de préciser le fonctionnement général de l’outil, quatre catégories principales sont présentes du côté Busy comme du côté Bee: le stock, et les commandes, les articles, et les paramètres.

Le stock

La catégorie stock permet d’accéder à une vue complète des produits stockés chez un ou plusieurs Bees, et de créer des « livraisons à venir ». Créer une livraison à venir dans le système, c’est faire deux choses à la fois, d’une part on va informer le bee que des produits vont lui être livrés (en lui communiquant tous les détails pour qu’il puisse contrôler les livraisons) et on va pouvoir créer de nouvelles références dans le système. Une livraison à venir doit être, après contrôle des produits, acceptée par le Bee et c’est seulement à ce moment là que le stock existe réellement informatiquement parlant. Si il y avait un problème sur la livraison, le Bee peut refuser la livraison dans les cas les plus graves (les produits sont livrés endommagés par exemple), ou la déclarer « non conforme » et préciser les motifs de cette non conformité. Ce fonctionnement permet d’assurer un transfert de responsabilité logique entre le Busy et le Bee d’une part, et assure le Busy que les livraisons seront correctement contrôlées puisque le Bee engage sa responsabilité au moment ou il indique une livraison comme reçue.

Les commandes

La catégorie commandes permet de créer des commandes, de les envoyer pour traitement au Bee, et de suivre l’évolution des commandes déjà transmises. 5 statuts de commandes existent : le statut « créée » correspond à des commandes qui n’ont pas encore été transmises au Bee, elles sont donc encore modifiables, et il faut ensuite les envoyer au bee, ce qui les fait basculer au statut « à préparer ». A ce stade, le Bee doit commencer la préparation de la commande. Une fois cette opération réalisée, la commande passe au statut « préparée », les produits sont dans le carton, l’emballage est fermé et le bordereau apposé, mais le colis n’a pas encore été remis au transporteur. Une fois cette transmission faite, la commande passe alors au statut « expédiée ». Le 5 ème statut est le statut « refusée », si le Bee ne peut pas préparer la commande car il y a une erreur sur un produit ou autre sujet, le Bee refuse la commande et l’information remonte vers le Busy afin qu’il puisse modifier la commande.

Enfin, lorsque le Bee/Superbee a préparé et expédié la commande, l’ensemble des informations est affiché au Busy qui peut ainsi avoir accès au tracking du colis par exemple. Il peut ensuite réutiliser cette information, même en téléchargeant un simple fichier excel ou csv, pour les ajouter dans son système d’informations.

Les articles

La catégorie articles permet d’afficher et d’administrer simplement l’ensemble des articles présents dans le wms. Les Busy et les Bees n’ont pas accès aux mêmes options dans cet affichage. Pour les Busy, il est possible d’ajouter de nouveaux articles, de fusionner plusieurs lignes d’articles ente elles lorsque plusieurs lignes ont été créées pour le même produit, d’intégrer les SKU (code unique par produit) et le poids. Du côté Bees, la catégorie article leur permet de gérer eux-mêmes l’adressage des produits, c’est à dire d’associer à chaque produit un endroit spécifique de leur zone de stockage, ce qui permet de gagner du temps sur le temps de picking des produits, et sur les inventaires.

Les paramètres (et les méthodes d’expédition)

Les paramètres présentent plusieurs options, c’est à cet endroit que les Busy peuvent paramétrer leurs boutiques shopify (et oui, il est possible de connecter plusieurs boutiques shopify sur un seul accès wms!), et également de paramétrer les méthodes d’expedition. Mais qu’est-ce qu’une méthode d’expedition? Une méthode d’expedition est liée à chaque commande et peut correspondre à la solution de transport à utiliser mais également aux différentes typologies qui ont été mises en place. C’est ce qui va permettre d’identifier les commandes BtoB des commandes BtoC, les commandes standard de celles nécessitant un emballage cadeau par exemple. Du côté Bees, il est possible de créer des liens entre les méthodes d’expedition et d’autres informations, comme des codes transporteurs pour l’intégration informatique avec des outils d’édition de bordereaux de transport par exemple. Ce paramètre permet également de simplifier grandement les process de facturation des Bees et Superbees car chaque commande est tracée par rapport à ces méthodes d’expédition.

La qualité du stock

Un point extrêmement important est la qualité du stock, c’est à dire la manière dont sont enregistrés les produits dans le système informatique. Pour prendre un exemple concret, un client qui commercialise des produits textiles, et qui propose plusieurs tailles et plusieurs couleurs: chaque déclinaison doit être une référence unique sur le site marchand du client et dans le wms de Busybees, car dans le cas contraire, la traçabilité du stock n’est pas satisfaisante, ce client ne saurait pas si il a encore suffisamment de pulls en xl ou dans une couleur donnée, il ne verrait que le stock global de pulls.

Il en est de même pour la vente de packs. Si plusieurs produits composent un pack, alors ce qui doit être redescendu dans le wms, ce sont les produits et non les packs. Il existe des modules en fonction de la solution CMS utilisée pour gérer cela efficacement. Il ne faut pas oublier que la partie ecommerce et la partie logistique doivent fonctionner de concert !

Une question de volumes :

Que ce soit pour le stock ou les commandes, les besoins divergent en fonction du nombre de commandes à traiter. Si vous démarrez votre activité, ou que vous n’avez tout simplement que quelques envois par mois, alors il est tout à fait possible de créer « à la main » commandes et livraisons, mais si vous traitez plusieurs centaines ou milliers de commandes par mois, alors il est nécessaire de mettre en place des automatisations.

Le WMS de Busybees permet tous ces usages, et pour être plus précis, nous distinguons 4 niveaux d’utilisation:

  • la création manuelle
  • Les imports de fichiers
  • La connexion au cms via les modules et les API
  • Le FTP

La création manuelle

Lorsqu’il y a peu de volumes, que quelques commandes à saisir, alors il est plus simple de créer les commandes une à une dans le wms. Il suffit de cliquer sur « créer une commande », et ensuite d’indiquer tous les éléments nécessaires, la référence de la commande, les produits à préparer, sachant que le wms embarque l’autocomplétion, et si cela est nécessaire, les coordonnées du destinataire et éventuellement un fichier (qui peut être un bordereau de transport, un bon de livraison, ou une lettre personnalisée).

Une fois la commande créée, il faudra l' »envoyer au bee » pour lancer la préparation de la commande.

Les imports de fichiers

La fonction de création par imports de fichiers est présente à différentes étapes dans le WMS: création de livraisons à venir, ajout des articles dans une livraison, création de commandes en masse, et ajout d’articles à une commande. Nous avons prévu les imports à ces différentes étapes afin de pouvoir répondre à toutes les organisations et à tous les besoins. Ainsi, un client qui gère des tests produits par exemple, et qui doit créer autant de livraisons à venir (correspondants au retour des produits chez le Bee/Superbee) que de commandes à préparer, peut facilement créer des livraisons à venir en masse. Le client qui nous demande de traiter des commandes BtoB comprenant un grand nombre de produits différents alors qu’il enregistre des commandes par email sera ravi de créer la commande manuellement et d’ensuite importer un fichier reprenant tous les articles de la commande.

De surcroît, certains de nos clients ayant des volumes non négligeables mais ne souhaitant pas une connexion cms (paragraphe suivant), ou ne pouvant la mettre en place dans un temps court, utilisent la fonction import de fichiers pour créer leurs commandes depuis un export de leur site marchand. C’est également une méthode utilisée par les clients qui travaillent en « préventes » de leurs produits, comme cela est possible sur les plateformes de crowdfunding.

La connexion au cms via les modules et les API

Ce type de connexion permet une automatisation totale : transfert des commandes automatiquement depuis le système d’informations des clients vers le wms, et remontée d’informations du wms vers le SI du client ( le statut de la commande et les informations de tracking). Cette méthode vous permet de partir en vacances et de n’avoir qu’à vérifier régulièrement l’activité, les clients finaux sont directement informé de l’évolution de leur commande, jusqu’au suivi. A ce jour, nous pouvons connecter les sites marchands Shopify, et nous développons les connecteurs avec les autres grands CMS du marché.

Dans le même temps, nous mettons à disposition nos API, ce qui permet à toute entreprise de connecter son système d’informations quel qu’il soit avec notre WMS. Le plus simple étant toujours de prendre un cas concret, imaginons une entreprise vendant du carrelage et qui envoie régulièrement des échantillons à ses prospects. Grâce aux api, ils peuvent ajouter un bouton d’envoi directement dans leur crm qui va générer une commande et une préparation de commande chez le Bee/Superbee, et une remontée d’informations de tracking vers le prospect. Toutes les expériences client deviennent donc possible, y compris la gestion de retours de produits pour une entreprise qui ferait de la location d’équipements par exemple.

Les API sont également disponibles pour les Superbees (et même les bees), ce qui leur permet de connecter facilement leur propre système informatique de gestion d’entrepôt au WMS de Busybees et de conserver ainsi une uniformité dans leurs process logistiques.

Pour mettre en place une connexion cms, il suffit de nous demander l’activation de l’option et de paramétrer la connexion directement dans le wms et le cas échéant, dans le back office du cms. Pour les connexions API, nous vous fournirons les éléments sur simple demande.

Le ftp

Ftp, le terme vous rappelle quelque chose ? FTP=File Transfert Protocol, cette technologie prend racine dans les années 70! Il a bien évidemment largement évolué depuis lors, et reste un moyen extrêmement simple pour connecter deux domaines applicatifs différents. Le principe est simple, créer des dossiers dans lesquels des fichiers vont être déversés par le SI du Busy ou du Bee/Superbee et le WMS de Busybees.

Cette méthode est un autre moyen d’automatiser complètement les échanges d’information, et est, à priori, plus simple à mettre en place que de développer les connecteurs API car il ne s’agit que de modifier des fichiers excel/csv.

Pour paramétrer un ftp, il suffit de se rendre dans les paramètres du wms et le tour est joué! Cette option est notamment utile pour les SuperBees qui disposent d’ores et déjà d’outils informatiques qu’ils souhaitent interfacer avec les outils Busybees.

L’experience client et les process informatiques et logistiques

Grâce à ces différents moyens d’utiliser le wms de Busybees, il devient possible de construire tous les process logistiques possibles, des plus simples aux plus complexes, et au final, de permettre aux Busy de créer des expériences clients inédites, et d’intégrer dans leurs outils les logiques métier de la logistique. Afin d’éclairer cela, imaginez un commercial sur un salon qui est amené à prendre des commandes et à les saisir directement sur son smartphone, il devient possible d’ajouter un bouton connecté au WMS de Busybees et de déclencher l’envoi de la commande immédiatement! Une entreprise qui loue par exemple du linge de maison pour les mariages, peut automatiser l’envoi des commandes et l’organisation des retours de produits.

Il est aussi possible d’utiliser les différentes méthodes en parallèle, de manière à répondre aux besoins de différents types d’acteurs au sein d’une même entreprise, d’utiliser les api afin de déterminer le meilleur stock logistique d’où faire partir les commandes quand le stockage est assuré sur différents sites, les possibilités sont nombreuses!

Nous avons défini notre offre pour qu’elle puisse répondre aux besoins de toutes les entreprises, et nous avons fait de même par rapport à nos outils informatiques. Nous continuerons dans cette lancée, venez nous rejoindre pour construire les process logistiques du futur !

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